CÓMO CREAR PLANTILLAS EN WORD

Las plantillas nos permiten trabajar en Word de manera rápida y sencilla. En esta nota aprenderemos cómo crearlas y aprovecharlas al máximo.....

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Seguramente en muchas ocasiones habremos oído hablar de las plantillas, como una opción para trabajar de manera más ordenada y eficiente en Word.

La función que brindan, es darnos un punto de partida en el cual ya contamos con los elementos básicos que necesitamos para arrancar un trabajo, sin tener que agregarlos cada vez que los necesitemos.

Por ejemplo, si con frecuencia escribimos una carta que cuenta con un logo, una cabecera, un pie y un cuerpo que responde a cierto formato, podemos crear una plantilla que contenga estos elementos y tenga prefijado un formato para no tener que establecerlo cada vez que nos sentemos frente a la computadora a escribir.

Cabe destacar que también existen plantillas que vienen incorporadas junto a Word y otras que pueden obtenerse en Internet. Si deseamos acceder a una de las plantillas incluidas junto a Word, cuando creamos un nuevo documento en el programa, veremos una ventana que nos ofrece la posibilidad de elegir entre las plantillas existentes. Elegimos la que nos sea de utilidad y a continuación podemos trabajar con ella.

En este artículo, aprenderemos como crear nuestras propias plantillas de Word, para personalizar nuestros trabajos y al mismo tiempo ahorrar tiempo cada vez que necesitemos realizar tareas con Word.

Los tipos de archivos de Word

En las versiones anteriores a Microsoft Office Word 2007, la extensión que se utilizaba para los documentos era .DOC.

Con la llegada de la versión 2007, se realizó una modificación en el tipo de archivo y se cambió la extensión a .DOCX.

Cabe destacar que Word 2007 puede abrir versiones anteriores que tengan extensión .DOC, pero el formato .DOCX no puede ser visto por las versiones previas del procesador de textos. Si necesitamos asegurar la compatibilidad hacia atrás, al guardar un archivo con Word 2007 debemos utilizar la opción “Guardar Como” y elegir “Documento de Word 97-2003”.

En el caso de los archivos que contienen las plantillas, la extensión que se utilizaba con anterioridad era .DOT. Con la aparición de Word 2007, la extensión de las plantillas pasó a ser .DOTX. De la misma manera que ocurre con los documentos, esta extensión no es compatible si se desea utilizar con versiones anteriores del producto. Por este motivo, es necesario realizar una conversión previa si vamos a trabajar con una versión anterior de Word.

Cómo crear una plantilla con Word

Ya hemos conocido los conceptos necesarios para trabajar con plantillas, ahora veremos cómo crearla con un ejemplo práctico, que nos ayudará a despejar cualquier duda.

En primer lugar debemos ingresar a Word. En este ejemplo utilizaremos la versión 2007 del programa.

Una vez dentro de Word, vamos al botón de Office (que se ubica arriba a la izquierda) y elegimos “Nuevo”.

A continuación, en la barra que aparece sobre la izquierda en la nueva ventana, elegimos la opción “Mis plantillas…”. Luego elegimos “Documento en blanco” y seleccionamos la opción “Plantilla” (abajo a la derecha).

Una vez que tenemos creada la plantilla en blanco podemos comenzar a agregar los elementos que deseamos que contenga. Para esto es fundamental analizar cuáles son las partes de la plantilla que se repetirán o reutilizarán en cada uno de los documentos que creemos en base a ellas.

Por lo general, cuando se arma una plantilla se suelen definir el encabezado, el pie de página y los estilos de texto a utilizar.

Para crear un nuevo estilo debemos ir a la ventana de estilos. Hacemos clic en la solapa “Inicio” y luego en la flecha que aparece en el vértice inferior derecho de la caja de estilos. Otra opción es utilizar la combinación  de teclas “CTRL + ALT + SHIFT + S”.

Una vez que se despliega la ventana de estilos, debemos hacer clic en el primer icono que aparece abajo a la izquierda, para crear un nuevo estilo.

En la ventana de creación de estilo podremos establecer el nombre que le asignaremos al estilo, si iniciamos un estilo nuevo o nos basamos en uno existente, las características de párrafo, la fuente, el tamaño, el color y la alineación, entre otras opciones.

Una vez que creamos todos los estilos que utilizaremos en la plantilla, podremos preparar la cabecera. Para realizar este paso debemos ir a la solapa “Insertar” y allí elegimos “Encabezado”. Dentro de esta opción, podremos elegir iniciar un encabezado en blanco u optar por uno de los que ofrece Word de manera predeterminada.

Si elegimos personalizar nuestra cabecera, podremos agregar un texto, incorporar una imagen prediseñada, colocar nuestro propio logo o agregar la fecha del día.

El procedimiento para incorporar un pie de página es similar al de la cabecera. Vamos a la solapa “Insertar” y allí elegimos “Pie de página”. Nuevamente tendremos la alternativa de comenzar con un pie de página nuevo o elegir uno de los que ofrece Word.

En esta opción puede ser útil tomar uno de los modelos que ofrece Word, por ejemplo para mostrar el número de página o alguna otra característica que ofrece el programa. Otra de las ventajas que ofrece esta alternativa es que estaremos aprovechando los diseños prearmados que brinda Word.

Una vez que definimos todos los elementos que deseamos que contenga la plantilla, nos dirigimos al botón de Office y elegimos la opción “Guardar como”. En la lista que se despliega a continuación, elegimos “Plantilla de Word”.

A continuación le asignamos nombre a la plantilla y la guardamos el archivo junto con nuestras plantillas de confianza en la ubicación que nos ofrece Microsoft Word.

Para acceder a la plantilla, cuando deseemos utilizarla, ingresamos a Word hacemos clic en el botón de Office y elegimos “Nuevo”. A continuación elegimos “Mis plantillas…” y luego seleccionamos la que deseamos utilizar de la lista tenemos en pantalla.

Una vez que se abre el documento podremos trabajar normalmente con las funciones de Word.

Para guardar el documento que creamos en base a la plantilla, vamos al botón de Office, hacemos clic en “Guardar como” y elegimos “Documentos de Word” (para utilizar el formato de Word 2007) o “Documento de Word 97-2003” (para conservar compatibilidad con versiones anteriores del procesador de texto).

Siguiente: Cómo crear etiquetas y tarjetas con Word

CREAR ETIQUETA Y TARJETAS EN WORD

Para trabajar con estos casos procedemos de la misma forma que vimos anteriormente para crear una plantilla desde cero.

Una vez que tenemos definida la nueva plantilla en blanco, creamos una tabla, desde la solapa “Insertar” con la opción “Tablas”. Dentro de este menú podremos elegir la opción “Insertar tabla…” para definir la cantidad de filas y columnas que utilizaremos y también especificar los ajustes de columna, contenido y ventana.

Dentro del menú “Tablas” también contamos con la opción “Dibujar tabla”, para definir manualmente la formación de la tabla.

Es importante asegurarnos que las celdas de la tabla que creamos respeten las medidas de las tarjetas que vamos a crear o en caso de utilizar una plancha de etiquetas, que haya coincidencia con el modelo, para que la impresión no salga corrida.

Luego de definir la tabla, podremos agregar los elementos que deseemos que estén en la tarjeta o etiqueta de manera permanente, tales como logo, dirección y otros datos personales.

Para guardar la plantilla procedemos de la misma forma que lo hicimos en el ejemplo anterior, accediendo al botón de Office, en la opción “Guardar como…” elegimos “Plantilla de Word”.

La creación de tarjetas personales y etiquetas se puede complementar con la combinación de datos de otras fuentes, como por ejemplo Excel, como veremos en los ejemplos que desarrollaremos en próximas entregas.

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